Caja mayor: tesorería de la sucursal

Llegó Caja mayor: el dinero reunido de la sucursal (efectivo, Nequi, Bancolombia y las demás formas de pago). La caja del día del punto de venta sigue igual y se cierra aparte; esto es la tesorería, en otra pantalla. Si la contabilidad está activa, los movimientos y el arqueo dejan comprobante.

¿Dónde está?

• Cajas → Caja mayor: saldos por forma de pago, movimientos y Mover dinero.
• Cajas → Cierre caja mayor: arqueo de tesorería (sistema vs. contado).
• Cajas → Caja actual y Cierres de caja: al cerrar el POS puede enviar el neto a caja mayor; cada cierre muestra En caja mayor o Sin caja mayor.
• Contabilidad → Configuración contable → Caja mayor: cuentas de tesorería, aportes, faltante y sobrante.

Qué ve

• El total de la sucursal y, al lado, ingresos, egresos y cantidad de movimientos de los últimos 30 días.
• Una tarjeta por forma de pago, cada una con su saldo. Si aparece un método nuevo, pide el saldo con el que arranca.
• El historial: ingresos, extracciones, traslados, saldo inicial, lo que llega de un cierre, gastos, compras, abonos, diferencias de arqueo y anulaciones. Puede filtrar por forma de pago, tipo, fechas y texto, y exportar a Excel o PDF.
• En el arqueo: valor del sistema, valor contado, diferencia, estado (Registrado, Aprobado o Anulado) y acciones para ver, imprimir o anular.

Cómo usarlo

1. Saldo inicial. La primera vez, o cuando aparezca una forma de pago nueva, GridPOS pide cuánto hay hoy en ese método. Puede ser cero. Los métodos que ya tenían saldo no se modifican.
2. Mover dinero. En Caja mayor use Mover dinero:
   • Ingresar: un aporte, una consignación o un préstamo, distinto de un cierre. Elija forma de pago, valor, origen (por ejemplo aporte / capital) y un detalle opcional.
   • Extraer: un pago, un retiro u otro egreso. Baja el saldo de esa forma de pago.
   • Trasladar: pasa dinero de un método a otro (por ejemplo, de efectivo al banco). El total de la sucursal no cambia.
3. Enviar el cierre del día. Al cerrar la caja del punto de venta marque, si aplica, Enviar este cierre a caja mayor (por método de pago). El dinero se suma por forma de pago. Solo se envía si el neto de efectivo es positivo: las ventas en efectivo alcanzan a cubrir los gastos en efectivo. Si hay más gastos que ventas en efectivo, el cierre se genera igual, pero no entra a caja mayor. Después, en Cierres de caja, cada cierre muestra En caja mayor o Sin caja mayor. Desde ahí también puede enviarlo o quitar el envío. Los gastos pagados desde caja mayor no entran al cierre diario de la caja operativa.
4. Pagar desde caja mayor. En un gasto, en una compra de inventario, en Compras DIAN o en un abono de cuentas por pagar, elija la caja Caja Mayor y la forma de pago. Ese valor sale del saldo de tesorería. Si el método no tiene saldo suficiente, no deja continuar.
5. Arqueo. En Cierre caja mayor pulse Nuevo cierre. Escriba lo que hay hoy en cada forma de pago. El sistema lo compara con su saldo. Si un método no cuadra, el motivo de esa diferencia es obligatorio (así se identifica efectivo, Nequi, etc. por separado). La casilla Ajustar tesorería a lo contado (viene marcada) deja el saldo igual a lo que contó: el sobrante suma y el faltante resta. Puede ver, imprimir (incluye el motivo) o anular un arqueo activo, y exportar el listado a Excel o PDF. Anular el arqueo revierte solo las diferencias; el dinero que ya estaba en tesorería no se borra.
6. Contabilidad. En Configuración contable → Caja mayor elija la cuenta de efectivo de tesorería (sugerencia 110520; el efectivo del POS sigue en 110505), la cuenta de origen de aportes, y las cuentas de faltante y sobrante de arqueo. Bancolombia, Nequi y demás bancos no se duplican: usan las mismas cuentas de Métodos de pago. Use Cargar sugerencias y luego Guardar. Cada arqueo o movimiento genera un comprobante cuadrado (débito y crédito). Si anula, el asiento original permanece y se registra el reverso.

Permisos

Se activan en Configuración → Roles, en el grupo Ventas. El super administrador ya los tiene. En los demás roles hay que marcarlos a mano:

• Ver Caja Mayor: ver la pantalla y el menú.
• Administrar Caja Mayor: saldos iniciales, mover dinero y pagar gastos, compras o abonos desde caja mayor.
• Enviar Cierre A Caja Mayor: enviar o quitar el cierre del día.
• Cerrar Caja Mayor: hacer, ver, imprimir o anular el arqueo.

La caja del día y la caja mayor no son la misma cosa. Un traslado entre formas de pago no cambia el total. Si el efectivo del cierre queda en rojo, el cierre se guarda, pero ese dinero no se suma a caja mayor. El motivo del arqueo es obligatorio cuando un método no cuadra.